Arkusz spisu z natury to kluczowy dokument używany podczas inwentaryzacji, który pozwala na precyzyjne zestawienie stanu faktycznego majątku firmy z zapisami księgowymi. Prawidłowo przygotowany arkusz spisu z natury powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy formalne wymagane przez przepisy podatkowe i rachunkowe.
Podstawowe elementy, które muszą znaleźć się w arkuszu spisu z natury to: nazwa i adres jednostki, numer kolejny arkusza, określenie rodzaju inwentaryzacji, data spisu, nazwa miejsca przechowywania spisywanych składników, pozycje spisowe z numeracją, nazwa towaru lub materiału, jednostka miary, ilość stwierdzona podczas spisu, cena jednostkowa oraz wartość wynikająca z przemnożenia ilości przez cenę.
Warto pamiętać, że arkusz spisu z natury musi być podpisany przez osoby odpowiedzialne materialnie za spisywane składniki oraz przez członków komisji inwentaryzacyjnej. Dokument ten stanowi podstawę do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżek lub niedoborów), dlatego jego prawidłowe wypełnienie ma kluczowe znaczenie dla rzetelności ksiąg rachunkowych.
Poniżej prezentujemy wzór arkusza spisu z natury, który możesz dostosować do potrzeb swojej firmy. Dokument jest dostępny do pobrania w formacie PDF, a także w wersji edytowalnej Excel, co ułatwia automatyczne obliczanie wartości spisywanych składników.
| Nazwa jednostki: …………………………………….. Adres: ……………………………………………………. NIP: ………………………………………………………. |
Arkusz spisu nr: ……………………. Strona nr: ……….. z ……….. Data spisu: …………………………. |
| Lp. | Nazwa towaru/materiału | Symbol indeksu | J.m. | Ilość | Cena jedn. (zł) | Wartość (zł) | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 | |||||||
| 6 | |||||||
| RAZEM: | |||||||
1. ………………………………………… – Przewodniczący
2. ………………………………………… – Członek
3. ………………………………………… – Członek
Jak prawidłowo wypełnić arkusz spisu z natury
Prawidłowe wypełnienie arkusza spisu z natury jest kluczowe dla rzetelności procesu inwentaryzacji. Każdy element dokumentu ma znaczenie prawne i księgowe, dlatego warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów.
Elementy formalne dokumentu
W górnej części arkusza należy umieścić pełne dane identyfikacyjne jednostki, w tym nazwę, adres oraz NIP. Każdy arkusz powinien mieć unikalny numer oraz określoną datę spisu. Jeżeli inwentaryzacja jest prowadzona na wielu arkuszach, należy zaznaczyć numer strony oraz całkowitą liczbę stron.
Wybór rodzaju inwentaryzacji ma znaczenie dla celów księgowych – należy zaznaczyć odpowiedni kwadrat (okresowa, zdawczo-odbiorcza, na dzień bilansowy lub inna). Miejsce przechowywania powinno być precyzyjnie określone, np. magazyn główny, sklep, oddział terenowy itp.
Poprawne wypełnianie tabeli
Tabela stanowiąca główną część arkusza spisu z natury powinna być wypełniana zgodnie z poniższymi zasadami:
- Każda pozycja musi mieć unikalny numer porządkowy (Lp.)
- Nazwa towaru/materiału powinna być jednoznaczna i zgodna z nomenklaturą stosowaną w firmie
- Symbol indeksu to wewnętrzne oznaczenie danego składnika majątku
- Jednostka miary (J.m.) musi być zgodna z przyjętą w dokumentacji księgowej (np. szt., kg, m)
- Ilość powinna być ustalona w drodze przeliczenia, zważenia lub zmierzenia
- Cena jednostkowa i wartość mogą być uzupełnione później przez osobę wyceniającą
Wersje edytowalne i możliwości dostosowania
Prezentowany wzór arkusza spisu z natury można dostosować do specyficznych potrzeb firmy. W wersji Excel można wprowadzić dodatkowe funkcjonalności, takie jak:
- Automatyczne obliczanie wartości na podstawie ilości i ceny jednostkowej
- Sumowanie wartości w wierszu „RAZEM”
- Dodanie formuł sprawdzających poprawność wprowadzanych danych
- Rozbudowanie o dodatkowe kolumny, np. stan księgowy, różnice inwentaryzacyjne
Wersja PDF jest idealna do wydruku i ręcznego wypełnienia podczas fizycznej inwentaryzacji, natomiast wersja Excel sprawdzi się przy późniejszym przetwarzaniu danych i wycenie.
Wymogi prawne dotyczące arkusza spisu z natury
Zgodnie z przepisami o rachunkowości, arkusz spisu z natury jest dokumentem, który musi być przechowywany przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy. Dokument powinien być wypełniony w sposób trwały, czytelny i nie może zawierać poprawek bez odpowiednich adnotacji.
Pamiętaj, że podpisy wszystkich członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby materialnie odpowiedzialnej są obowiązkowe i mają znaczenie prawne. Brak któregokolwiek z podpisów może podważyć wiarygodność spisu.
Praktyczne wskazówki przy przeprowadzaniu spisu z natury
Aby inwentaryzacja przebiegła sprawnie, warto zastosować się do kilku praktycznych wskazówek:
- Przygotuj odpowiednią liczbę arkuszy przed rozpoczęciem spisu
- Numeruj arkusze w sposób ciągły dla całej inwentaryzacji
- Przeprowadzaj spis w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej
- Unikaj skreśleń i poprawek – w razie konieczności anuluj cały arkusz i wypełnij nowy
- Sprawdzaj na bieżąco poprawność sumowania ilości i wartości
- Dokładnie opisuj przedmioty, aby uniknąć pomyłek i nieporozumień
Po zakończeniu spisu, arkusze należy przekazać do działu księgowości, gdzie nastąpi porównanie stanu faktycznego ze stanem księgowym oraz rozliczenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Profesjonalnie przeprowadzona inwentaryzacja z użyciem poprawnie wypełnionych arkuszy spisu z natury stanowi podstawę do rzetelnego ustalenia stanu majątku firmy, co ma bezpośredni wpływ na prawidłowość sprawozdań finansowych.