Na koniec lektury będzie można samodzielnie policzyć, ile dni urlopu „schodzi” z puli, gdy wolne obejmuje również sobotę i niedzielę. Na początku warto uporządkować jedną rzecz: w polskim prawie urlop liczony jest w te dni, które są dla pracownika dniami pracy według grafiku, a nie „kalendarzowo”. To jedna z najczęstszych pułapek przy planowaniu dłuższego wypoczynku.
Wbrew obiegowym opiniom sobota i niedziela raz wliczają się do urlopu, a raz nie – wszystko zależy od rozkładu czasu pracy. Poniżej krok po kroku, jak liczyć dni urlopowe w różnych sytuacjach, z przykładami i prostym schematem, który można stosować samodzielnie, bez wertowania Kodeksu pracy.
Podstawowa zasada: urlop tylko w dni pracy
Polskie przepisy są w tym punkcie dość jednoznaczne. Zgodnie z Kodeksem pracy urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W praktyce oznacza to, że:
- nie liczy się „zwykłych” dni wolnych z grafiku,
- nie liczy się niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy, jeśli i tak są wolne,
- liczy się każdy dzień, w którym pracownik miał zaplanowaną pracę – niezależnie, czy to poniedziałek, sobota czy niedziela.
Sobota i niedziela wliczają się do urlopu tylko wtedy, gdy są dla pracownika dniami pracy według grafiku.
Urlop „zużywa się” godzinowo – 8 godzin to 1 dzień urlopu. Przy etacie mniejszym niż pełny, nadal liczy się dni, ale pracodawca technicznie udziela urlopu w godzinach. Dla uproszczenia w dalszej części będzie mowa o dniach, bo tak patrzy na to większość pracowników.
Standardowy etat poniedziałek–piątek a weekend
Najpopularniejszy przypadek: pełen etat, praca od poniedziałku do piątku, weekendy wolne. W tym układzie odpowiedź jest prosta: sobota i niedziela nie wliczają się do urlopu, bo i tak nie byłyby dniami pracy.
Przykład 1 – tydzień urlopu:
- Urlop od poniedziałku do piątku.
- Z puli urlopowej schodzi 5 dni.
- Sobota i niedziela „po drodze” są po prostu weekendem, nie ruszają urlopu.
Przykład 2 – dłuższy urlop obejmujący dwa weekendy:
- Urlop od poniedziałku 1 lipca do piątku 12 lipca (czyli 12 dni kalendarzowych).
- W tym czasie wypadają dwa weekendy.
- Z puli urlopowej schodzi 10 dni (liczą się tylko dni robocze: 1–5 lipca i 8–12 lipca).
Nawet jeśli urlop w systemie kadrowym widać jako „ciągłość” od 1 do 12 lipca, faktyczne zużycie urlopu to tylko dni, które normalnie byłyby dniami pracy.
Urlop przy innych grafikach: kiedy weekend się liczy
Sprawa komplikuje się, gdy praca nie wygląda jak typowy biurowy etat. W handlu, usługach czy produkcji weekend bywa normalnym dniem pracy – i wtedy sobota lub niedziela jak najbardziej może „zjeść” dzień urlopu.
System zmianowy i praca w soboty
Przy systemie zmianowym (np. sklepy, logistyka, produkcja) grafik może obejmować także soboty i niedziele. Zasada pozostaje ta sama: liczy się to, co w grafiku jest dniem pracy.
Przykład 3 – praca od wtorku do soboty:
- Grafik: wtorek–sobota praca, niedziela–poniedziałek wolne.
- Pracownik bierze urlop na czas od wtorku do soboty włącznie.
- Z puli urlopowej schodzi 5 dni (w tym sobota).
- Niedziela i poniedziałek się nie liczą, bo to zwykłe dni wolne.
Przykład 4 – tylko sobota na urlopie:
- Grafik na dany tydzień przewiduje pracę tylko w sobotę (np. dodatkowa zmiana).
- Pracownik bierze urlop wyłącznie na sobotę.
- Z puli urlopowej schodzi 1 dzień – sobota.
Tu często pojawia się zaskoczenie: „Jak to, sobota wliczona?”. Tak – jeśli według harmonogramu to dzień pracy, traktowany jest dokładnie tak samo jak poniedziałek.
Praca w niedziele i święta
W niektórych branżach (np. gastronomia, ochrona, część usług) dopuszczalna jest praca w niedziele i święta. Gdy w grafiku na dany dzień zaplanowana jest praca, urlop tego dnia również się liczy.
Przykład 5 – urlop w niedzielę handlową:
- Pracownik marketu ma w grafiku pracę w niedzielę handlową.
- Składa wniosek o urlop na tę niedzielę.
- Z puli urlopowej schodzi 1 dzień – mimo że to niedziela.
Inna sytuacja: święto wypada w dzień, który normalnie byłby dniem pracy, ale pracownik planuje urlop „na około” tego święta. Tu wchodzi kolejna ważna zasada.
Święta a urlop – jak to się liczy
Dni ustawowo wolne od pracy (np. 1 maja, 11 listopada) rządzą się własnymi regułami. Kodeks pracy mówi wyraźnie: urlopu nie udziela się w święta ustawowo wolne od pracy. To oznacza, że święto nie „zjada” urlopu, nawet jeśli wypada w środku dłuższego wolnego.
Przykład 6 – święto w środku urlopu:
- Urlop od poniedziałku 29 kwietnia do piątku 3 maja.
- 1 maja i 3 maja to święta ustawowo wolne.
- Przy klasycznym grafiku pon.–pt. z puli urlopowej schodzą 3 dni (29, 30 kwietnia oraz 2 maja).
- 1 i 3 maja nie zmniejszają puli urlopowej.
Jeśli jednak w danej organizacji praca w święta jest dopuszczalna i tego dnia w grafiku pracownika widniałaby zmiana – sytuacja się zmienia. Mimo to pracodawca nie może „wciągnąć” święta do urlopu. Święta ustawowe mają specjalny status i nie mogą być pokrywane urlopem wypoczynkowym.
Święto ustawowo wolne od pracy nigdy nie obniża wymiaru urlopu – nawet jeśli wypada w środku zaplanowanego wypoczynku.
Jak samodzielnie policzyć dni urlopowe – prosty schemat
Liczenie urlopu można sprowadzić do kilku prostych kroków. Dobrze jest robić to na spokojnie, z grafikiem lub regulaminem pracy pod ręką.
- Wyznaczyć okres, w którym planowany jest urlop (daty od–do).
- Sprawdzić grafik pracy dla tego okresu (lub przyjąć standard pon.–pt. przy typowym etacie).
- Wypisać wszystkie dni, w których według grafiku pracownik miał pracować.
- Usunąć z tej listy święta ustawowo wolne od pracy.
- Policzyć pozostałe dni – to faktyczna liczba dni urlopu.
Warto też pamiętać o wymiarze urlopu. Standardowo przysługuje:
- 20 dni urlopu – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
- 26 dni urlopu – przy stażu pracy co najmniej 10 lat.
Do stażu zalicza się także edukację (szkoły), wg zasad z Kodeksu pracy. Dlatego przed pierwszym planowaniem dłuższego urlopu dobrze jest upewnić się w kadrach, jaki dokładnie wymiar urlopu przysługuje w danym roku kalendarzowym.
Urlop przy niepełnym etacie i elastycznych grafikach
Osoby zatrudnione na część etatu często mają nieregularne grafiki: raz trzy dni pracy w tygodniu, raz cztery, czasem zmiana wypada w sobotę. Zasada urlopowa jednak się nie zmienia – liczy się urlop wyłącznie w te dni, w które z grafiku wynika praca.
Przykład 7 – 1/2 etatu, praca trzy dni w tygodniu:
- Grafik: poniedziałek, środa, piątek – praca; wtorek, czwartek – wolne.
- Urlop od poniedziałku do piątku.
- Urlop zużywany jest w poniedziałek, środę i piątek – czyli 3 dni.
W praktyce kadrowej urlop takiej osoby przelicza się na godziny (np. 10 lub 13 dni x 8 godzin przy odpowiednim wymiarze), ale dla pracownika ważne jest głównie to, w ile faktycznych dni roboczych „wejdzie” urlop.
Przy elastycznym grafiku (tworzonym np. co miesiąc) dobrym nawykiem jest:
- wnioskowanie o urlop z wyprzedzeniem, przed zatwierdzeniem grafiku,
- upewnienie się, że w systemie kadrowym urlop został wpisany dokładnie w te dni, które miały być urlopem,
- porównanie liczby dni odjętych z puli urlopowej z realnym grafikiem pracy.
Najczęstsze błędy przy liczeniu dni urlopu
Przy planowaniu urlopu wciąż powtarzają się podobne nieporozumienia. Dobrze je znać, żeby nie dać się zaskoczyć w połowie roku, gdy nagle okazuje się, że urlopu zostało mniej, niż się wydawało.
1. Liczenie urlopu „kalendarzowo”
Często pojawia się założenie, że jeśli urlop trwa np. od 1 do 14 sierpnia, to „idzie” 14 dni z puli. W rzeczywistości przy typowym etacie pon.–pt. będą to najczęściej 10 dni (bez weekendów), a jeszcze mniej, jeśli w tym okresie wypada święto.
2. Założenie, że sobota nigdy się nie liczy
W firmach z wolnymi sobotami to prawda, ale w handlu czy usługach – już nie. Jeśli sobota jest zwykłym dniem pracy, urlop w sobotę funkcjonuje dokładnie tak samo jak urlop w środę.
3. Liczenie świąt jako dni urlopowych
Święta ustawowo wolne od pracy nie mogą pokrywać urlopu wypoczynkowego. Jeśli w kadrach odjęty został dzień urlopu za święto wypadające w środku urlopu, warto to wyjaśnić – najczęściej to zwykła pomyłka w systemie.
4. Brak kontroli nad grafikiem przy systemie zmianowym
W systemach zmianowych część osób patrzy tylko na daty urlopu, nie porównując ich z grafikiem. Efekt: zaskoczenie, że „zeszło” więcej lub mniej dni urlopu, niż wynikałoby to z intuicji. Jedyną pewną metodą pozostaje zawsze porównanie urlopu z harmonogramem pracy.
Sobota i niedziela a efektywne planowanie urlopu
Znajomość powyższych zasad pozwala sprytniej korzystać z urlopu. Przy typowym etacie pon.–pt. weekend staje się darmowym „przedłużaczem” wypoczynku. Można mieć 9 dni wolnego, zużywając 5 dni urlopu (pon.–pt. + weekend z obu stron), a w latach z korzystnym układem świąt – jeszcze więcej.
Warto:
- przeglądać kalendarz świąt z wyprzedzeniem i planować urlop wokół nich,
- zastanowić się, czy korzystniejsze jest wzięcie urlopu na pojedyncze dni (np. piątki) czy blokami,
- zawsze liczyć faktyczne dni pracy w okresie planowanego urlopu, zamiast patrzeć tylko na daty od–do.
Przy etacie pon.–pt. weekendy i święta są sprzymierzeńcem – wydłużają realny wypoczynek bez „zjadania” urlopu.
Podsumowując: odpowiedź na pytanie, czy sobota i niedziela wlicza się do urlopu, brzmi: to zależy wyłącznie od grafiku pracy. Jeśli w danym dniu pracownik miał pracować – urlop się liczy. Jeśli dzień był wolny z założenia – urlop nie jest na niego udzielany. Mając z tyłu głowy tę jedną regułę i sprawdzając grafik krok po kroku, da się bez problemu samodzielnie policzyć każdy urlop, niezależnie od systemu czasu pracy.
