Ani niejasne mity z forów, ani potoczne nazwy w firmowych rozmowach nie oddają tego, czym faktycznie jest urlop na żądanie. Odpowiedź z Kodeksu pracy jest prosta: urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem, tylko częścią zwykłego urlopu wypoczynkowego i podlega tym samym limitom.
W praktyce oznacza to, że pracownik nie dostaje „+4 dni ekstra”, lecz może w bardziej elastyczny sposób wykorzystać do 4 dni z przysługującej puli 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Warto to dobrze zrozumieć, bo błędne założenia potrafią skończyć się konfliktem z pracodawcą, nieobecnością potraktowaną jak nieusprawiedliwiona lub problemami z planowaniem czasu wolnego w zespole.
Podstawa prawna urlopu na żądanie
Urlop na żądanie został uregulowany w art. 1672 Kodeksu pracy. Przepis mówi wprost, że pracownik ma prawo do maksymalnie 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym, udzielanego na jego żądanie i w terminie przez niego wskazanym.
Kluczowe elementy tego przepisu:
- urlop na żądanie jest udzielany w ramach urlopu wypoczynkowego,
- maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od miejsca pracy,
- zawiadomienie pracodawcy musi nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed godziną rozpoczęcia pracy.
Urlop na żądanie to sposób wykorzystania części urlopu wypoczynkowego, a nie osobne, dodatkowe świadczenie.
To rozróżnienie ma spore znaczenie przy planowaniu urlopów, rozliczeniach i ocenie, czy pracodawca prawidłowo udziela wolnego.
Czy urlop na żądanie jest dodatkowy? Wyjaśnienie z Kodeksu pracy
Najczęściej powtarzany mit: „przysługują 4 dni ponad urlop wypoczynkowy”. Kodeks pracy czegoś takiego nie przewiduje.
Standardowo pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do:
- 20 dni urlopu wypoczynkowego – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
- 26 dni urlopu wypoczynkowego – przy stażu pracy co najmniej 10 lat.
W ramach tej puli pracownik może wykorzystać do 4 dni jako urlop na żądanie. Jeśli pracownik ma prawo do 26 dni, to w danym roku może wziąć np. 22 dni „zwykłego” urlopu i 4 dni „na żądanie” – łącznie wciąż maksymalnie 26 dni.
Jeżeli ktoś ma już wykorzystany cały urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni), nie ma możliwości „dopisania” dodatkowych 4 dni urlopu na żądanie. Gdyby pracodawca udzielił wolnego ponad limit, byłoby to albo wolne bezpłatne, albo nieprawidłowe naliczenie urlopu.
Ile dni urlopu na żądanie faktycznie przysługuje?
Ustawowy limit to 4 dni w roku kalendarzowym. Ten limit nie zwiększa się wraz z wymiarem etatu – przyjmuje się go proporcjonalnie tylko do wymiaru czasu pracy, jeśli urlopu udziela się w godzinach, a nie w dniach.
Urlop na żądanie przy niepełnym etacie
Przy zatrudnieniu na część etatu urlop przysługuje proporcjonalnie. Przykład:
- 1/2 etatu, staż pracy < 10 lat – urlop wypoczynkowy: 10 dni,
- 1/2 etatu, staż pracy ≥ 10 lat – urlop wypoczynkowy: 13 dni (po zaokrągleniu w górę).
Urlop na żądanie wciąż przysługuje w wymiarze do „4 dni”, ale w praktyce rozlicza się go w godzinach. Dla pracownika pracującego np. po 4 godziny dziennie, jeden „dzień” urlopu to 4 godziny. Limit na żądanie to więc 4 takie „dni robocze” w danym roku, mieszczące się w ogólnej puli urlopu.
Jeżeli część urlopu na żądanie nie zostanie wykorzystana do końca roku, nie „przepada” – przechodzi na kolejny rok jak normalny urlop, ale traci status urlopu na żądanie. Od tego momentu jest to po prostu zwykły zaległy urlop, udzielany na zasadach ogólnych, a nie na żądanie z dnia na dzień.
Zasady zgłaszania urlopu na żądanie
Urlop na żądanie ma charakter „awaryjny” – stosowany, gdy nagle trzeba zostać w domu lub załatwić pilną sprawę. Dlatego przepisy pozwalają zgłosić go najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, przed planowaną godziną jej rozpoczęcia.
Najczęściej dopuszczalne formy zgłoszenia to:
- telefon do przełożonego lub działu kadr,
- SMS lub e-mail, jeśli firma to akceptuje,
- system kadrowy (HRM), jeśli regulamin pracy tego wymaga.
Sposób zgłoszenia może być doprecyzowany w regulaminie pracy lub wewnętrznych procedurach – warto je znać, bo w razie sporu będzie to pierwsze miejsce, do którego się sięga. Brak zachowania firmowej procedury zgłaszania może być potraktowany jak nieusprawiedliwiona nieobecność, nawet jeśli intencją pracownika był urlop na żądanie.
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
W powszechnym obiegu funkcjonuje przekonanie, że „urlop na żądanie musi zostać udzielony zawsze i bez dyskusji”. Orzecznictwo sądowe pokazuje obraz bardziej złożony.
Co do zasady pracodawca powinien taki urlop udzielić, jeśli:
- pracownik ma jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- nie przekroczono limitu 4 dni w danym roku,
- nie ma wyjątkowych okoliczności po stronie pracodawcy.
Wyjątkowe sytuacje po stronie pracodawcy
Sądy dopuszczają możliwość odmowy urlopu na żądanie, gdy występują szczególne potrzeby pracodawcy. Chodzi o sytuacje, w których nieobecność konkretnej osoby sparaliżowałaby pracę zakładu lub naraziła go na poważne straty. Przykłady z praktyki:
Serwis krytycznej infrastruktury, nagły kryzys techniczny, kontrola ważnego organu (np. skarbowego) lub inna sytuacja, w której obecność danego pracownika jest obiektywnie niezbędna. W takich przypadkach odmowa może być uznana za uzasadnioną.
To jednak wyjątki, a nie reguła. Sam fakt, że „jest dużo pracy” czy „zawsze jest koniec miesiąca” nie jest automatycznym powodem, by blokować każdy wniosek o urlop na żądanie.
W sporach sądowych bada się, czy odmowa faktycznie wynikała z obiektywnych potrzeb firmy, czy była nadużyciem prawa pracodawcy lub formą presji wobec pracownika.
Najczęstsze mity i błędy wokół urlopu na żądanie
Urlop na żądanie dorobił się sporej liczby mitów, które pojawiają się w rozmowach pracowników i działów kadr.
„Cztery dni ekstra, niezależnie od urlopu”
To najpopularniejsza nieprawdziwa teza. Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, że urlop na żądanie jest elementem urlopu wypoczynkowego. Nie ma w przepisach osobnego limitu dodatkowych płatnych dni wolnych nazwanych „urlop na żądanie”.
Jeśli ktoś liczy swoje wolne jako „20 dni urlopu + 4 dni na żądanie”, żyje w błędnym przeświadczeniu – wcześniej czy później wyjdzie to w rozliczeniach kadrowych.
„Niewykorzystane 4 dni przepadają z końcem roku”
Niewykorzystany urlop na żądanie nie znika, tylko staje się zwykłym urlopem zaległym. Pracodawca musi go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku, ale pracownik nie ma już prawa zgłaszać tych dni „z dnia na dzień” jako urlopu na żądanie.
Przykład: w 2025 r. pracownik nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie. Cztery niewykorzystane dni nie przepadają, tylko przechodzą jako część puli urlopu zaległego na 2026 r. W 2026 r. wciąż ma jednak tylko 4 dni urlopu „na żądanie” – z bieżącego roku.
„Wystarczy zadzwonić po czasie i zgłosić, że to urlop na żądanie”
Przepisy mówią jasno: zgłoszenie musi nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed pracą. Telefon po kilku godzinach spóźnienia z informacją „proszę potraktować to jako urlop na żądanie” może zostać odrzucony, a pierwsze godziny potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność.
Urlop na żądanie a inne rodzaje nieobecności
W praktyce urlop na żądanie często myli się z innymi nieobecnościami. Dobrze porównać kilka najczęstszych przypadków.
Urlop na żądanie a wolne z powodu siły wyższej
Od 2023 r. Kodeks pracy przewiduje zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej – 2 dni lub 16 godzin w roku, z prawem do połowy wynagrodzenia. Chodzi o nagłe sytuacje rodzinne, np. pilne zdarzenie chorobowe lub wypadek.
Różnice wobec urlopu na żądanie:
- urlop na żądanie jest w pełni płatny, siła wyższa – płatna w 50%,
- urlop na żądanie „schodzi” z puli urlopu wypoczynkowego, siła wyższa – nie,
- limit 4 dni vs. 2 dni (lub 16 godzin),
- inne przesłanki zastosowania (siła wyższa wymaga nagłego zdarzenia rodzinnego).
W praktyce pracownicy zwykle wolą wykorzystać urlop na żądanie, bo nie uszczupla on wynagrodzenia. Trzeba jednak mieć świadomość, że to zużywa pulę urlopu wypoczynkowego.
Urlop na żądanie a urlop bezpłatny i zwolnienie lekarskie
Urlop bezpłatny udzielany jest na wniosek pracownika, ale bez prawa do wynagrodzenia i nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego. To inny mechanizm – stosowany raczej przy dłuższych nieobecnościach.
Zwolnienie lekarskie (L4) z kolei wymaga zaświadczenia od lekarza i wiąże się z wypłatą zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia chorobowego, w zależności od okresu i źródła finansowania. Próby „przykrywania” choroby urlopem na żądanie bywają wygodne krótkoterminowo, ale na dłuższą metę potrafią wypaczyć obraz nieobecności i obciążyć pracownika przy planowaniu urlopu.
Co warto zapamiętać z perspektywy pracownika i pracodawcy
Urlop na żądanie daje elastyczność, ale wymaga uczciwego podejścia z obu stron. Pracownik zyskuje możliwość szybkiego wzięcia wolnego bez wielotygodniowego planowania, pracodawca – obowiązek liczenia się z taką możliwością przy organizowaniu pracy.
Najważniejsze fakty:
- urlop na żądanie to część urlopu wypoczynkowego, a nie dodatki „ponad limit”,
- przysługuje do 4 dni w roku kalendarzowym, w ramach puli 20/26 dni,
- zgłasza się go najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, przed jej rozpoczęciem,
- niewykorzystane dni nie przepadają – stają się zwykłym urlopem zaległym, ale bez trybu „na żądanie”,
- odmowa przez pracodawcę możliwa jest tylko wyjątkowo i powinna być realnie uzasadniona.
Dobrze poukładane zasady w firmie, jasna komunikacja i świadomość, że urlop na żądanie nie jest dodatkowym prezentem, tylko elementem zwykłego urlopu, pozwalają uniknąć większości napięć wokół tego tematu.
