Umowa zlecenie jest dla wielu osób pierwszym kontaktem z rynkiem pracy, a dla firm – elastycznym narzędziem zatrudnienia. Kluczowym pytaniem pozostaje jednak: jaka jest minimalna stawka godzinowa na umowę zlecenie i kiedy wolno od niej odstąpić? To nie jest wyłącznie kwestia prostego odczytania kwoty z rozporządzenia – w praktyce pojawiają się wyjątki, szare strefy i sytuacje graniczne, które rodzą realne konsekwencje dla zleceniobiorcy i zleceniodawcy.
Minimalna stawka godzinowa – ile to jest i skąd się bierze
Minimalną stawkę godzinową na umowę zlecenie wprowadziła ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, rozszerzona o regulacje obejmujące umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług (czyli również popularne kontrakty B2B w określonych sytuacjach). Stawka jest ustalana co roku przez rząd, w drodze rozporządzenia, podobnie jak płaca minimalna dla umów o pracę.
W 2024 r. minimalna stawka godzinowa na umowę zlecenie wynosi 27,70 zł brutto. Dla porządku – jest to kwota brutto, a więc przed potrąceniem składek i podatku. Realna kwota „na rękę” może być różna, w zależności od tego, czy zleceniobiorca podlega pełnym składkom ZUS, czy nie (np. status studenta do 26. roku życia).
Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie zmienia się co roku i jest ściśle powiązana z poziomem płacy minimalnej dla umów o pracę – nie można więc zakładać, że będzie stała.
Istotny aspekt: minimalna stawka godzinowa jest nie tylko prawem, ale i obowiązkiem. Oznacza to, że:
- zleceniobiorca ma prawo domagać się wyrównania, jeśli otrzymuje mniej,
- zleceniodawca naraża się na karę (mandat lub grzywnę) w przypadku wypłaty wynagrodzenia poniżej ustawowego minimum.
W praktyce oznacza to, że każda umowa zlecenie, która podlega pod te przepisy, musi być „przeliczalna” na liczbę godzin i stawkę nie niższą niż ustawowa. To wymusza prowadzenie ewidencji czasu wykonywania zlecenia – czy to w formie list obecności, raportów godzinowych, czy innych narzędzi.
Kiedy minimalna stawka godzinowa musi być stosowana
Ustawowe minimum nie dotyczy wszystkich umów nazwanych „zleceniem” w języku potocznym, ale konkretnych typów umów cywilnoprawnych. Minimalna stawka godzinowa obejmuje przede wszystkim:
- umowy zlecenia (art. 734 i nast. Kodeksu cywilnego),
- umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (np. freelance’owe świadczenie usług, opieka, sprzątanie, proste prace fizyczne),
- umowy zlecenia zawierane przez przedsiębiorców (B2B), jeśli przedsiębiorca – mimo formalnego statusu – w praktyce działa jak osoba fizyczna wykonująca zlecenie osobiście i nie zatrudnia pracowników czy podwykonawców do jego realizacji.
Kryteria, które w praktyce decydują o objęciu minimalną stawką, to m.in.:
– osobiste wykonywanie zlecenia (brak możliwości swobodnego zastępstwa),
– wykonywanie zlecenia na rzecz innego podmiotu (osoby fizycznej, firmy, instytucji),
– powtarzalność czynności i rozliczanie w oparciu o czas pracy lub proste efekty (np. dyżury, godziny opieki, sprzątania).
Warto zwrócić uwagę na praktyczny aspekt: nawet jeśli w umowie wpisane jest wynagrodzenie „ryczałtowe” (np. 2000 zł miesięcznie), ale charakter zlecenia i sposób wykonywania pracy sugeruje typowe rozliczenie godzinowe, organ kontrolny może przeliczyć wynagrodzenie na godziny i sprawdzić, czy nie doszło do naruszenia minimalnej stawki.
Wyjątki: kiedy minimalna stawka godzinowa nie obowiązuje
Ustawodawca przewidział szereg sytuacji, w których minimalna stawka godzinowa nie musi być stosowana. Tu pojawia się wiele nieporozumień – część osób zakłada, że każde „zlecenie” oznacza automatyczne prawo do minimalnej stawki, co nie jest prawdą.
Umowy o dzieło i „zadaniowe” wynagrodzenie
Minimalna stawka godzinowa nie dotyczy umów o dzieło. W przypadku umowy o dzieło rozliczenie opiera się na efekcie końcowym (dziele), a nie na czasie pracy. Typowe przykłady to: stworzenie strony internetowej, napisanie tekstu, wykonanie grafiki, montaż filmu, przygotowanie raportu czy opracowania eksperckiego.
W praktyce często dochodzi do nadużyć: umowy o dzieło są stosowane tam, gdzie faktycznie mamy do czynienia z klasycznym zleceniem – regularnymi, powtarzalnymi czynnościami bez konkretnego „dzieła” w rozumieniu prawa cywilnego. Taka sytuacja może zostać zakwestionowana przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy, a wtedy próba uniknięcia minimalnej stawki godzinowej może okazać się ryzykowna i kosztowna.
Osobnym zagadnieniem są umowy, w których formalnie funkcjonuje zlecenie, ale wynagrodzenie ustalone jest w formie zadaniowej, akordowej lub prowizyjnej. Przepisy dopuszczają takie modele, ale pod warunkiem, że:
Nawet przy rozliczeniu akordowym lub prowizyjnym średnie wynagrodzenie za godzinę wykonywania zlecenia nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa.
Oznacza to, że zleceniodawca powinien być w stanie wykazać, że – przy typowym nakładzie pracy – zleceniobiorca jest w stanie uzyskać przynajmniej ustawowe minimum za godzinę. W razie kontroli to zleceniodawca będzie musiał udowodnić, że model wynagradzania nie prowadzi do faktycznego zaniżenia stawki.
Kontrakty wysokospecjalistyczne i B2B
Kolejną kategorią wyjątków są sytuacje, gdy usługi świadczy przedsiębiorca w pełnym tego słowa znaczeniu – z własnym zapleczem, możliwością zatrudniania innych osób i realnym ryzykiem gospodarczym. W takich przypadkach minimalna stawka godzinowa zazwyczaj nie ma zastosowania.
Dotyczy to zwłaszcza:
- kontraktów IT (software house’y, jednoosobowe działalności z realną skalą działania),
- kancelarii, biur rachunkowych, agencji marketingowych działających w formie JDG lub spółek,
- kontraktów menedżerskich rozliczanych ryczałtowo, z dużym zakresem odpowiedzialności i decyzyjności.
Granica jest jednak płynna. Jeśli formalnie ktoś ma działalność gospodarczą, ale w rzeczywistości pracuje jak typowy zleceniobiorca – sam, bez własnej infrastruktury, w praktyce na wyłączność jednego podmiotu – organy kontrolne mogą uznać, że mimo formy B2B, należy stosować zasady zbliżone do umów zlecenia, w tym minimalną stawkę godzinową. Dotyczy to zwłaszcza obszarów, gdzie umowy B2B są faktycznie substytutem etatu.
Jak liczyć stawkę godzinową w praktyce
Choć sama kwota minimalna jest jednoznaczna, problemy pojawiają się przy praktycznym rozliczaniu czasu pracy. Z punktu widzenia obu stron kluczowe są trzy elementy: sposób ewidencjonowania godzin, forma wynagrodzenia i konstrukcja zapisów w umowie.
Ewidencja godzin i ryzyko „ukrytych” nadgodzin
Przepisy wymagają, aby zleceniobiorca otrzymywał wynagrodzenie nie niższe niż minimalna stawka za każdą faktycznie przepracowaną godzinę. Wymusza to jakąś formę ewidencji godzin. Najczęściej stosowane rozwiązania to:
- listy godzin podpisywane przez zleceniobiorcę i akceptowane przez zleceniodawcę,
- elektroniczne systemy rejestracji czasu (logowanie wejść/wyjść, raporty dzienne),
- rozliczanie ryczałtowe z założoną liczbą godzin (np. 80 godzin miesięcznie, przy stałej stawce godzinowej).
Ryzyko pojawia się w momencie, gdy zleceniobiorca faktycznie wykonuje więcej pracy, niż wynika z przyjętej ewidencji – np. zabiera zadania do domu, wykonuje część czynności po godzinach, pozostaje „pod telefonem” w sposób faktycznie ograniczający swobodę. W umowie zleceniu nie ma klasycznych „nadgodzin” jak w Kodeksie pracy, ale każda godzina faktycznie wykonywanego zlecenia powinna być rozliczona co najmniej według stawki minimalnej.
Brak rzetelnej ewidencji w praktyce przerzuca ryzyko na zleceniodawcę – jeśli spór trafi do sądu lub PIP, decyzje często zapadają na korzyść słabszej strony, czyli zleceniobiorcy, zwłaszcza gdy istnieją inne dowody na większy nakład pracy (maile, komunikatory, logowania do systemów).
Ryczałt miesięczny a minimalna stawka
Często umowa przewiduje stałe wynagrodzenie miesięczne (np. 3000 zł brutto) przy założeniu określonego wymiaru godzin. W takim modelu konieczne jest spełnienie dwóch warunków:
– założona liczba godzin powinna być realna do wykonania w danym czasie,
– dzieląc wynagrodzenie przez liczbę godzin, wynik nie może być niższy niż minimalna stawka godzinowa.
Jeśli w praktyce liczba godzin wyraźnie przekracza założenia (np. zleceniobiorca realnie pracuje 200 godzin zamiast 120), może to oznaczać naruszenie przepisów o minimalnej stawce, nawet jeśli formalnie w umowie wszystko wygląda poprawnie.
Ryczałt nie jest „tarczą ochronną” przed minimalną stawką – podlega weryfikacji przez pryzmat faktycznego czasu wykonywania zlecenia.
Konsekwencje zaniżania stawki i strategie po obu stronach
Świadome czy nieświadome zaniżanie stawki godzinowej prowadzi do konsekwencji zarówno prawnych, jak i wizerunkowych. Po stronie zleceniodawcy ryzyka są relatywnie oczywiste: kary finansowe, obowiązek wyrównania wynagrodzenia wstecz, koszty postępowań. Po stronie zleceniobiorcy konsekwencje są mniej bezpośrednie, ale długofalowo równie dotkliwe: niższe składki, gorsza pozycja wyjściowa przy negocjowaniu kolejnych stawek, utrwalanie złych standardów na rynku.
Z perspektywy zleceniobiorcy warto świadomie analizować:
- czy forma umowy jest adekwatna do charakteru pracy (dzieło vs zlecenie vs B2B),
- czy stawka godzinowa – po realnym przeliczeniu – nie jest poniżej minimum,
- czy sposób ewidencji godzin nie „zaciera” części faktycznie wykonywanej pracy.
Firmy z kolei często balansują między chęcią ograniczenia kosztów a ryzykiem naruszenia przepisów. Powszechną praktyką jest „ucieczka” w umowy o dzieło lub B2B, co w krótkim okresie zmniejsza obciążenia, ale w dłuższej perspektywie generuje ryzyko sporów z pracownikami, kontroli ZUS i PIP oraz psuje reputację pracodawcy na rynku.
Rekomendacje: jak rozsądnie podchodzić do stawek na zleceniu
Analizując obowiązujące przepisy i praktykę rynkową, można wskazać kilka rozsądnych kierunków działania.
Po stronie osób wykonujących zlecenia:
- warto znać aktualną minimalną stawkę (sprawdzać co roku, bo kwota się zmienia),
- realnie przeliczać każde „ryczałtowe” wynagrodzenie na godziny i porównywać z minimum,
- w umowie lub choćby mailowo precyzować oczekiwany zakres godzin, aby uniknąć „rozlewania się” zlecenia poza początkowe założenia.
Po stronie firm rozsądne jest:
- stosowanie przejrzystej ewidencji godzin i czytelnych stawek,
- unikanie fikcyjnych umów o dzieło tam, gdzie praca ma charakter typowego zlecenia,
- przy B2B – zadbanie, by relacja faktycznie miała cechy współpracy biznesowej, a nie „przebranej” umowy zlecenia czy etatu.
Minimalna stawka godzinowa na umowę zlecenie pełni w polskim systemie dwie funkcje. Z jednej strony jest minimalnym standardem ochrony ekonomicznej dla osób, które nie są zatrudnione na etacie. Z drugiej – stanowi rodzaj „bezpiecznika” hamującego wyścig na najniższe koszty pracy. Realny obraz rynku pokazuje jednak, że sama stawka ustawowa to dopiero punkt wyjścia. Rzeczywiste warunki współpracy zależą od tego, jak strony kształtują umowy, ewidencję czasu i zakres odpowiedzialności, a także od gotowości do kwestionowania rozwiązań, które w oczywisty sposób tę stawkę obchodzą.
