Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego jest wymagane w wielu procedurach gospodarczych, rejestrowych i przetargowych. Błąd w wniosku o udzielenie informacji z Krajowego Rejestru Karnego zwykle kończy się odmową wydania dokumentu albo koniecznością ponownego złożenia wniosku. Prawidłowe wypełnienie formularza jest szczególnie istotne, gdy dokument ma trafić do sądu rejestrowego, zamawiającego w przetargu lub zagranicznego kontrahenta. Poniżej opisano, który formularz wybrać, jak go wypełnić krok po kroku i jakie załączniki dołączyć, żeby wniosek został załatwiony od razu.
Kiedy potrzebny jest wniosek o niekaralność w obrocie gospodarczym
Zaświadczenie o niekaralności (oficjalnie: informacja z KRK) pojawia się w przepisach gospodarczych częściej, niż się wydaje. Najczęściej dotyczy wspólników, członków zarządu, prokurentów oraz samych przedsiębiorców.
W praktyce żądanie zaświadczenia pojawia się m.in. przy:
- rejestracji spółki w KRS – zwłaszcza w przypadku niektórych działalności regulowanych (np. sektor finansowy),
- postępowaniach przetargowych – potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia wykonawcy,
- udzielaniu koncesji, zezwoleń, licencji – np. ochrona osób i mienia, transport, pośrednictwo finansowe,
- obsadzie stanowisk wymagających szczególnego zaufania – compliance, AML, stanowiska kierownicze w instytucjach finansowych,
- współpracy z podmiotami zagranicznymi – jako element procedur „know your customer” lub audytów due diligence.
Istotne jest rozróżnienie, czy potrzebna jest informacja o osobie fizycznej, czy informacja o podmiocie zbiorowym (spółce, fundacji itd.). Dobór właściwego formularza jest pierwszą rzeczą, którą trzeba ustalić, bo od tego zależy cały dalszy sposób działania.
Rodzaje wniosków i sposoby ich złożenia
Wniosek o udzielenie informacji o osobie
To najczęściej używany formularz – służy do uzyskania informacji o niekaralności konkretnej osoby fizycznej (np. członka zarządu spółki). Formularz ma symbol KRK-1 (papier) lub jest dostępny w e-KRK po zalogowaniu przez profil zaufany lub e-dowód.
Wniosek o osobie można złożyć:
- online przez e-KRK – wymagany jest profil zaufany albo podpis kwalifikowany; opłatę wnosi się przelewem elektronicznym,
- osobiście w punkcie informacyjnym KRK (przy sądach okręgowych) – z dokumentem tożsamości i potwierdzeniem opłaty (lub płatnością na miejscu),
- kochresowo – wysłanie wniosku pocztą do Biura Informacyjnego KRK wraz z potwierdzeniem opłaty i ewentualnym pełnomocnictwem.
Przy wniosku o osobie trzeba zdecydować, czy dokument ma dotyczyć wyłącznie przestępstw i wykroczeń, czy także np. środków karnych, zakazów i skazania za przestępstwa skarbowe. Zakres informacji dobiera się do wymagania z konkretnego przepisu (np. z Prawa zamówień publicznych).
Wniosek o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym
Drugi typ formularza dotyczy spółek, stowarzyszeń, fundacji i innych jednostek organizacyjnych. Używa się go, gdy przepisy wymagają zaświadczenia o niekaralności podmiotu zbiorowego, np. w niektórych procedurach licencyjnych lub w przetargach.
Formularz papierowy to zazwyczaj KRK-2 (aktualne oznaczenie zawsze należy sprawdzić na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości). Zakres danych jest tu inny: zamiast danych osobowych podaje się m.in. firmę, numer KRS, NIP, REGON, siedzibę i dane reprezentacji.
Tryb złożenia jest podobny jak przy wniosku o osobie: online (jeśli funkcjonalność jest dostępna dla podmiotów zbiorowych w e-KRK), osobiście lub korespondencyjnie. W praktyce przy procedurach gospodarczych, gdzie liczy się czas, najczęściej korzysta się z formy elektronicznej lub osobistej wizyty w KRK.
Skąd wziąć aktualny wzór wniosku
Najbezpieczniej jest pobierać wzory wyłącznie z oficjalnych źródeł, ponieważ formularze KRK podlegają okresowym zmianom. Stare druki potrafią różnić się nie tylko wyglądem, ale i zakresem wymaganych danych.
Aktualne formularze znajdują się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości w zakładce Krajowy Rejestr Karny oraz w systemie e-KRK. W punktach informacyjnych KRK przy sądach okręgowych dostępne są drukowane wersje formularzy, które można wypełnić na miejscu.
Przy wnioskach dołączanych do wniosków do KRS lub do ofert przetargowych warto stosować wyłącznie formularze z aktualnego roku, nawet jeśli formalnie starszy wzór jest jeszcze honorowany.
Własny „wzór” wniosku (np. w Wordzie) można traktować wyłącznie pomocniczo, do przygotowania danych. Ostatecznie i tak trzeba je przepisać na oficjalny formularz papierowy lub elektroniczny.
Instrukcja wypełnienia wniosku krok po kroku
Poniższy opis odnosi się do najczęściej używanego w praktyce wniosku o udzielenie informacji o osobie. Wniosek o podmiocie zbiorowym w dużej części działa analogicznie – zmienia się zakres identyfikujących danych.
Dane identyfikacyjne wnioskodawcy
Na początku formularza wskazuje się, kto składa wniosek. Mogą to być same osoby, których dotyczy zaświadczenie (członkowie zarządu, przedsiębiorca), ale również spółka albo pełnomocnik (np. kancelaria).
Jeżeli wniosek składa osoba fizyczna o własne zaświadczenie, w rubryce wnioskodawcy podaje się jej dane i zaznacza, że dokument ma dotyczyć tej samej osoby. To najprostsza konfiguracja – dane identyfikacyjne i dane osoby, której dotyczy wniosek, są wówczas tożsame.
W przypadku, gdy wniosek składa spółka (np. dla swoich członków zarządu), jako wnioskodawcę wpisuje się pełną firmę spółki, jej siedzibę, NIP, a w rubryce „osoba, której dotyczy wniosek” – dane konkretnego członka zarządu. Taka konfiguracja wymaga dołączenia dokumentu wykazującego umocowanie (odpis KRS, pełnomocnictwo).
Przy wnioskach składanych przez pełnomocnika w rubryce wnioskodawcy pojawiają się dane tego, kto jest mocodawcą (np. spółka), natomiast pełnomocnik figuruje wyłącznie w części dotyczącej załączników i kontaktu (o ile formularz przewiduje takie pole). Dołącza się oryginał lub odpis pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.
Dane osoby, której dotyczy wniosek
Ta część jest kluczowa – na jej podstawie KRK wyszukuje informacje. Błędy w pisowni nazwiska albo braki w danych identyfikacyjnych wydłużają procedurę lub uniemożliwiają wydanie dokumentu.
Co standardowo się wpisuje:
- Imię (imiona) i nazwisko – dokładnie tak, jak w dokumencie tożsamości. Wszystkie imiona, nie tylko pierwsze.
- Data i miejsce urodzenia – dzień, miesiąc, rok oraz miejscowość zgodną z aktem urodzenia, nie tylko aktualne miasto zamieszkania.
- Imię ojca i imię matki – imiona nadane przy urodzeniu, bez zdrobnień.
- PESEL – jeśli osoba go posiada; w przypadku cudzoziemców dopuszczalne są inne dane identyfikacyjne.
- Obywatelstwo – wszystkie obywatelstwa, jeśli jest ich więcej niż jedno.
Jeśli osoba zmieniała nazwisko (np. w wyniku małżeństwa), warto w rubryce dotyczącej poprzedniego nazwiska wpisać również te dane. Ułatwia to KRK powiązanie wpisów historycznych i zmniejsza ryzyko żądania uzupełnienia informacji.
Adres zamieszkania i do korespondencji należy podać tak, by korespondencja z KRK dotarła bez problemu. W praktyce dobrze sprawdza się adres siedziby spółki lub kancelarii prowadzącej sprawę – szczególnie, jeśli dokument ma być dalej procedowany w KRS lub w przetargu.
Zakres żądanych informacji, cel i podstawa prawna
W drugiej części formularza wybiera się, jaki zakres danych ma zostać ujawniony. W obrocie gospodarczym najczęściej potrzebna jest informacja, czy dana osoba:
- była prawomocnie skazana za przestępstwo umyślne lub nieumyślne,
- ma orzeczone środki karne, zakazy prowadzenia działalności, pełnienia funkcji w organach spółek,
- była skazana za przestępstwa skarbowe.
W formularzu zaznacza się odpowiednie pola, przy czym bezpiecznie jest wybrać pełny zakres przewidziany dla danego typu wniosku, o ile przepisy nie wskazują wprost węższego zakresu. Przy zamówieniach publicznych warto sięgnąć do konkretnych artykułów Prawa zamówień publicznych, które wskazują, o jakie przestępstwa chodzi.
Następnie wpisuje się cel wydania zaświadczenia. W praktyce stosuje się sformułowania typu:
„Przedłożenie w Sądzie Rejestrowym przy wniosku o wpis do KRS” lub „Przedłożenie zamawiającemu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr …”.
W rubryce „podstawa prawna” dobrze jest przepisać dokładne oznaczenie przepisu, na który powołuje się zamawiający lub sąd, np.: „art. 24 ust. 1 pkt 13 ustawy – Prawo zamówień publicznych” albo „art. 18 § 2 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych”. Ułatwia to pracownikowi KRK ocenę, czy właściwie dobrano zakres informacji.
Podpis, data i załączniki
Na końcu formularza składa się czytelny podpis osoby uprawnionej. Przy osobach fizycznych sprawa jest prosta – podpisuje się ta osoba, której dotyczy wniosek, chyba że działa przez pełnomocnika. W przypadku spółek podpis musi złożyć osoba uprawniona do reprezentacji zgodnie z KRS (lub pełnomocnik z ważnym umocowaniem).
Do papierowego wniosku dołącza się:
- potwierdzenie uiszczenia opłaty za informację z KRK,
- ewentualne pełnomocnictwo wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa,
- odpis KRS lub inny dokument wykazujący sposób reprezentacji, jeśli wniosek składa podmiot zbiorowy.
W formularzach elektronicznych odpowiednikiem podpisu jest podpis kwalifikowany, e-dowód lub profil zaufany. Załączniki (pełnomocnictwo, dokumenty rejestrowe) zwykle dołącza się w formie skanów – w formatach akceptowanych przez system e-KRK.
Przykładowy uproszczony wzór wniosku o niekaralność
Poniżej pokazano uproszczony schemat danych, które powinny znaleźć się w standardowym wniosku o informację o osobie. Nie zastępuje on oficjalnego druku, ale pomaga przygotować komplet danych przed wypełnieniem formularza KRK.
WNIOSEK O UDZIELENIE INFORMACJI O OSOBIE Z KRAJOWEGO REJESTRU KARNEGO 1. Dane wnioskodawcy: - Nazwa / imię i nazwisko: - Adres: - NIP / PESEL (jeśli dotyczy): - Forma działania: (osobiście / przez pełnomocnika) 2. Dane osoby, której dotyczy wniosek: - Imię (imiona): - Nazwisko: - Poprzednie nazwisko (jeśli dotyczy): - Imię ojca: - Imię matki: - Data urodzenia: - Miejsce urodzenia: - PESEL: - Obywatelstwo: - Adres zamieszkania: 3. Zakres żądanych informacji: - [ ] Informacja o skazaniach za przestępstwa - [ ] Informacja o skazaniach za przestępstwa skarbowe - [ ] Informacja o środkach karnych, zakazach, środkach zabezpieczających (zaznaczyć zgodnie z oficjalnym formularzem) 4. Cel i podstawa prawna: - Cel wydania zaświadczenia: - Podstawa prawna: 5. Sposób doręczenia: - Odbiór osobisty / przesłanie pocztą / forma elektroniczna 6. Oświadczenia: - Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (jeśli wymagane) 7. Data i podpis wnioskodawcy / osoby uprawnionej
Przygotowanie powyższych informacji przed wejściem do systemu e-KRK lub przed wizytą w sądzie znacząco skraca czas wypełniania właściwego formularza i zmniejsza ryzyko pomyłek.
Opłata, pełnomocnictwo i najczęstsze błędy
Opłata i pełnomocnictwo
Za wydanie informacji z KRK pobierana jest opłata w stałej wysokości określonej w rozporządzeniu (inna dla formy papierowej, inna dla elektronicznej). Aktualne stawki umieszczane są na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości oraz w systemie e-KRK. Brak dowodu opłaty przy wniosku papierowym skutkuje wezwaniem do uzupełnienia lub pozostawieniem wniosku bez biegu.
Jeśli w imieniu przedsiębiorcy lub spółki działa pełnomocnik, konieczne jest pełnomocnictwo w formie pisemnej lub elektronicznej, zawierające umocowanie do uzyskania informacji z KRK. Pełnomocnictwo podlega opłacie skarbowej, chyba że zachodzi jeden z ustawowych wyjątków (np. pełnomocnictwo udzielone małżonkowi).
W dokumentach składanych do sądu rejestrowego lub zamawiającego warto dołączać kopię pełnomocnictwa, na podstawie którego pełnomocnik uzyskał zaświadczenie, żeby nie było wątpliwości co do ważności czynności dokonywanych w imieniu spółki.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu wniosków
W praktyce obrotu gospodarczego powtarza się grupa typowych błędów, które spowalniają uzyskanie zaświadczenia lub powodują, że jest ono bezużyteczne w dalszej procedurze:
- Błędne dane osobowe – literówki w imionach, niepełne imiona, brak informacji o poprzednim nazwisku, pomyłki w PESEL.
- Nieprecyzyjnie określony cel – ogólne sformułowania typu „do celów służbowych” zamiast dokładnego wskazania: KRS, przetarg, konkretna procedura licencyjna.
- Niewłaściwie dobrany zakres informacji – zbyt wąski, przez co dokument nie spełnia wymagań zamawiającego; w efekcie konieczne jest ponowne wystąpienie do KRK.
- Zły typ formularza – użycie wniosku „o osobie” zamiast „o podmiocie zbiorowym” (albo odwrotnie) i przepisanie niewłaściwych rubryk.
- Brak opłaty lub pełnomocnictwa – co skutkuje wezwaniami do uzupełnienia i stratą kilku dni lub tygodni.
Przed złożeniem wniosku warto zestawić jego treść z wymaganiami z przepisu lub ogłoszenia (np. SIWZ w przetargu). Jeśli zamawiający wymaga zaświadczenia o braku skazania za przestępstwa określone w konkretnym artykule ustawy, zakres wniosku do KRK powinien to odzwierciedlać. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której formalnie poprawne zaświadczenie nie zostanie zaakceptowane, bo nie potwierdza wprost wymaganego elementu.
Prawidłowo wypełniony i opłacony wniosek o niekaralność jest dokumentem, który zwykle uzyskuje się w ciągu kilku dni roboczych (a elektronicznie często od razu). W kontekście terminów na złożenie ofert przetargowych, wniosków do KRS czy do organów licencyjnych warto planować jego uzyskanie z wyprzedzeniem i traktować jako stały element listy dokumentów w każdej poważniejszej procedurze gospodarczej.
